שכירות משרד יכולה להיות אחת מההוצאות הגדולות של משרד חדש.
חוזי שכירות מסחריים למשרדים עלולים לכלול סעיפים נסתרים ובהם מידע על עלויות נוספות אותם נדרש השוכר לשלם, וזאת מבלי שהוא כלל היה מודע לכך.
על מנת להימנע מתשלום עלויות מיותרות, עליכם להיות ערניים לסעיפים שבחוזה ולברר את משמעותם, וכן להיות מוכנים להתמקח על המחירים והשירותים השונים.
את הפסקאות הקרובות נקדיש לסוגיות שונות בחוזה שכזה ולמקומות בהם נכון להתמקח.
הגדירו את הצרכים שלכם ואת דרך הפעולה
השלב הראשון בתהליך החיפוש וההשכרה של משרד הוא הגדרת הצרכים של השוכר. הצרכים של השוכר הם בעיקרם הצרכים העסקיים של החברה. כלומר, עליכם לקחת בחשבון את תקופת השכירות הנדרשת, את סוג המשרד, גודלו ואופיו וכן את השירותים שאתם מבקשים שהמשרד יספק. כאשר אתם עוסקים בחוזה הנוגע לעניינים מסחריים שלכם ושל לקוחותיכם, לכל סעיף בחוזה משמעות יתרה הגדולה מהמשמעות הישירה שלו. לאור זאת, נכון יהיה לפעול באמצעות עורך דין שינהל את המשא ומתן עבורכם, וכן יהיה בעל הידע הדרוש להבחין בכל סעיפי החוזה ובמשמעותם.
בדקו את השוק
לפני המיקוח עם בעל נכס ספציפי, עליכם לבצע בדיקה מקיפה על שוק הנדל"ן למשרדים. עליכם לברר מהו אופי האזור אליו אתם עוברים. הדרך הטובה והמהימנה ביותר לעשות זאת היא באמצעות שיחות בלתי אמצעיות עם בעלי הדירות באזור. במהלך שיחותיכם עימם תוכלו להבין את מצב השוק נכון למועד החיפוש שלכם, ולא תזדקקו להתבסס על מידע ישן שאיננו תקף עוד. בנוסף, כאשר התמקדתם בנכס ספציפי, חקרו גם אותו. בדקו את אופי הבניין ואת השכנים שלכם, והאם הם מתאימים לאופי הפעילות העסקית אותה אתם מתכננים לבצע. בנוסף, בדקו איך התנועה מתחת לבניין והאם הבניין נגיש דיו, כך שלקוחותיכם ישמחו לבקר במשרד שלכם. כל הרכיבים הללו צריכים להיות מגולמים במחיר הנכס ועשויים לשמש לטובתכם בעת המיקוח עם בעל הנכס.
התמקחו על תנאי ההשכרה
לאור העדר הפיקוח על משרדים להשכרה, עליכם לוודא כי המשרד אותו אתם הולכים לשכור הוא בעל תנאים פיזיים המתאימים לכם. במידה ולא, קחו בחשבון כי ביכולתכם להתמקח עם בעל הנכס על שיפוצים שעליו לבצע קודם לחתימת החוזה. בדקו אילו רכיבים בנכס דורשים שיפור ועימדו על תיקונם לפני כניסתכם. בנוסף, בדקו כי הסעיף כולל סעיף תחזוקה שוטפת, כך שזו לא תהיה תחת אחריותכם.
מיקוח על המחיר
השלב האחרון במשא ומתן הוא מיקוח על המחיר. עניין זה לא רק שהינו מקובל, בעלי נכסים רבים נוקבים במחיר גבוה מזה שהם מעוניינים לקבל מפני שהם מצפים למיקוח של השוכרים הפוטנציאליים. במילים אחרות, אם לא תתמקחו על המחיר, למעשה תותירו בידי בעל הנכס רווח שהוא כלל לא ציפה להפיק מהנכס שבבעלותו.
