איך לאחסן חומר ארכיוני ומסמכים חסויים?

דף נייר, דיו, אותיות וסימני פיסוק.

אלו הם החומרים שמהם מורכב מסמך כתוב. לעיתים מדובר במידע חסר חשיבות, אולם פעמים רבות, המסמכים מכילים מידע חשוב ואף חסוי אותו יש לשמור בצורה בטוחה ולאורך זמן.

על מנת לוודא כי מסמכי ארכיון ומסמכים חסויים יישמרו ללא פגע ובצורה בטוחה, יש לשמור על מספר כללי מפתח.

 

מה הבסיס לאחסון נכון?

כאשר יש צורך באחסון חומר ארכיוני ומסמכים חסויים, אחת הדרכים לעשות זאת היא השכרת מחסן שהגישה אליו נתונה אך ורק לבעל החומר הדרוש אחסון. קיימים מחסנים להשכרה במרכז, בדרום ובצפון. בערי המרכז לדוגמה, ניתן למצוא מחסנים להשכרה בפתח תקווה, תל אביב ורמת גן, אשר מספקים פתרון עבור מי שזקוק למקום אחסון עבור חומר ארכיוני ומסמכים חסויים.

 

מהם צרכי האחסון הייחודיים של חומר ארכיוני ומסמכים חסויים?

חומר ארכיוני הוא חומר שאין בו צורך באופן יומיומי, אולם הוא בעל משמעות ועל כן יש צורך בשמירתו. לעיתים הצורך המחודש בחומר ארכיוני הוא בחלוף שנים רבות מעת אחסונו. חומר ארכיוני, כמו כל חומר, מושפע מפגעי הזמן. אחסון נכון של חומר ארכיוני ימנע את התבלותו לאורך תקופת האחסון, תקופה אשר עשויה להימשך שנים רבות.

מסמכים חסויים הם מסמכים בעלי תוכן אשר אסור שיהיה גלוי לעיני כל. מדובר בחומר אשר יש לוודא כי הגישה אליו תהיה למספר מצומצם של מורשים הרשאים לעיין בו ולעשות בו שימוש. חומר מסוג זה דורש תנאי אחסון בטוחים שימנעו את הגעתו למי שאינו מורשה באחזקתו.

 

מה היתרון במחסן להשכרה?

כאשר משכירים מחסן,  נוצר למעשה תא שמירה פרטי המוודא שליטה בתנאי האחסון של החומר הארכיוני והמסמכים החסויים, שליטה בגישה אל חומר זה והפרדת החומר אשר יש לו מאפיינים ייחודיים מחומר אחר אשר מצוי בשימוש יומיומי ואשר אין לו מאפייני חיסיון.

 

על מה חשוב להקפיד בעת השכרת מחסן?

מחסן אידאלי עבור חומרי ארכיון ומסמכים חסויים הוא מחסן שיש בו אמצעי הגנה על המסמכים מפני פגעי מזג האוויר. יש צורך שהמחסן יהיה אטום מפני חדירה של נוזלים אל חלל המחסן.  כמו כן, על המחסן להיות מוגן מפני דליקות ובעל מיגון מפני שריפה שעשויה לפרוץ בקרבת החומר המאוחסן.

בכל הנוגע לביטחון החומר המאוחסן, יש לוודא את קיומם של הפרמטרים הבאים:

  1. דלת הכניסה למחסן תקינה.
  2. לא קיימות נקודות תורפה אשר עלולות לאפשר פריצה למחסן וגניבה של המסמכים.
  3. גישה נוחה למחסן המאפשרת הוצאה והכנסה של מסמכים בעת הצורך וללא קושי.

 

מחסן להשכרה – אחסון מסמכים בראש שקט

מקום אחסון אידאלי מחייב הקפדה על ביטחון מפני פגעי מזג אוויר, ביטחון מפני שריפות והבטחה כי הגישה אליו תהיה בידי מי שמורשה בכך בלבד. את המאפיינים הללו ניתן למצוא במחסנים להשכרה, מאחר שהם אמצעי מצוין לאחסון מסמכי ארכיון ומסמכים חסויים.

 

חלל אחסון

אולי יעניין אותך גם

שעון ומטבעות
כללי

4 דרכי השקעה מפתיעות

כולנו רוצים להשקיע ולהגדיל רווחים. לא כולנו מכירים את אפיקי ההשקעה הקיימים. כדאי לדעת שקיימות דרכי השקעה פחות מוכרות אך לא מעט רווחיות. כאן נסקור

קרא עוד »